Одговорности секретара Извршног одбора

"Секретар" је израз са вишеструким значењима, који понекад означава прилично низак посао, а понекад, као у Секретаријату за одбрану, указује на главног пса у организацији. Назив секретара Извршног одбора има тенденцију у другом правцу. То је позиција на вишем нивоу која покрива понекад свјетовне, али увијек важне административне аспекте управљања активностима одбора.

Шта је извршни одбор?

Важно је појаснити шта је извршни одбор, или би могао бити, у зависности од појединачних случајева. Технички, извршни одбор чине службеници одбора директора организације: предсједавајући, замјеник предсједавајућег, благајник и секретар. Да би се ствари додатно збуниле, ова група руководилаца се понекад назива и извршни одбор.

Овај извршни одбор или извршни одбор постоји како би се могли састајати по потреби, ван редовних састанака одбора, како би донијели одлуку која се мора донијети прије него се пуни одбор може састати. У пракси, међутим, извршни одбор је често термин који се користи наизмјенично са управним одбором. Улога секретара је, међутим, иста у сваком од ових контекста.

Прво члан одбора

Секретар одбора је, пре свега, члан одбора. Он или она су једнаки свим осталим члановима одбора. Службеници одбора се бирају из реда чланова одбора; они служе онолико времена колико је наведено у подзаконским актима организације, а затим се бира још један. У ствари, секретар је раније могао бити предсједавајући или замјеник предсједавајућег или она може наставити служити у тим улогама у наредном или будућем мандату.

Менаџер записника

Записивање на састанцима одбора је улога коју је секретар одбора највише познавао. Обратите пажњу, међутим, да је и секретар који управља - или је задужен - за записнике. Секретар одбора може узети записник, или може да делегира тај посао неком другом који има стручност у сумирању састанака. Посао секретара одбора је да обезбеди да се записници записују, без обзира ко заиста узима белешке.

Сврха записника

Подношење записника значи водити биљешке о расправама, одлукама и радњама које је одбор донио на састанку. То нису дословне белешке, као што је то случај са белешкама судског стенографа, које укључују сваку изјаву; они су резиме важних детаља са састанка. Сврха записника о састанцима је да се води евиденција о томе када су подузете радње које се касније могу упутити. Након што је записник одобрен - што значи да већина чланова одбора гласа да, ови записници су тачан опис онога што је речено и учињено на том састанку - онда се записници сматрају "одобреним".

Секретар одбора се стара да се одобрени записници уврсте на одговарајуће место у евиденцији, која би могла бити на мрежи, али често и на папиру, у случају да је компјутерски систем угашен. Када се појаве питања, чак иу судским поступцима, одобрени записник о састанку се често може користити као правни доказ о ономе што се догодило на састанку.

Тхе Ултимате Организер

Управни одбори се обично састају једном или двапут годишње, али се могу чешће састајати. Извршни одбори се могу састајати једном мјесечно док раде на пројекту, а могу комуницирати путем е-поште, конференцијских и видео позива између састанака. Секретар одбора је да скупља те састанке; да подсетите све људе да долазе са датумом, временом и дневним редом, и да се постарају да сви знају шта - ако ишта - од њих очекује да донесу.

Пре састанака, секретар одбора припрема дневни ред састанка са доприносом председавајућег одбора, и ажурирања са председавајућих одбора. Секретар одбора може делегирати ову одговорност, можда плаћеном члану особља у организацији или волонтеру, али тајник је одговоран ако се то не уради.

Има смисла, дакле, да било ко именован за секретара одбора мора бити организован и добар са детаљима. Члан одбора који увек касни на састанке или се појави без свог очекиваног извештаја не би био добар секретар одбора.

Стицклер фор Рецордс

Када водите бизнис, чињенице су важне. Због тога се чувају записници са састанака - да би се лако провериле чињенице. Записници се морају водити на уредан начин како би били лако доступни.

Када одбор има питања о одлукама које су донесене, о предузетим акцијама и планираним активностима - или прошлим или будућим - траже од секретара одбора да провери записник. А када се организација истражује или тужи, записник са састанка може бити неопходан доказ.

Поред записника са састанака, секретар одбора осигурава и чување копија других материјала, као што су брошуре, билтени, саопштења за штампу и кореспонденција.

Секретар одбора такође осигурава да се чувају спискови о контактним информацијама за људе изван организације који су можда раније комуницирали са њима и можда ће бити потребно да их се контактира у неком тренутку.

Одржава одбор "Изнад одбора"

Чланови одбора, а посебно они у извршном одбору, вероватно знају већину правила која се морају поштовати. Неке од њих су ИРС правила, као и друга правна правила, а друга су постављена од стране организације и укључена у подзаконске акте. Било би лако пропустити правило овде или тамо.

Неко мора бити именовани који осигурава да одбор поступа у складу са свим правилима и законима - и да је неко тајник одбора. Од осигуравања присуства кворума (унапријед одређеног броја или омјера чланова) како би се одржао састанак, до вођења евиденције о правним документима, секретар одбора зна правила, прати нове законе или ажурира, и осигурава да плоча ради "изнад плоче" у сваком тренутку.

Рецоммендед
  • успостављање новог посла: Како утишати на МацБоок-у

    Како утишати на МацБоок-у

    Године 2006, Аппле је заменио почетну иБоок линију нотебоок рачунара МацБооком, који је остао у производњи наредних пет година. Укинут је 2011. године. На 999 УСД, коначни модел у линији производа нуди тастатуру у пуној величини, са 78 тастера. Горњи ред мултифункцијских тастера садржи медијске тастере за контролу репродукције и јачине звука. Ова конфигурација пружа два начина да се искључи звук система, укључујући упозорења
  • успостављање новог посла: Како да: Титлови у Екпрессион Енцодер

    Како да: Титлови у Екпрессион Енцодер

    Приликом креирања професионалних реклама или промотивних видео снимака за вашу компанију, укључујући и титловање, корисницима се тешко чује да добију поруку вашег видеозаписа, а другим корисницима дозвољавају да гледају видео на локацијама које не дозвољавају гласан звук. Да бисте приказали титлове на својим видеозаписима, помоћу програма Виндовс Екпрессион Енцодер увезите датотеку с описима, као што је СРТ датотека, у видеозаписе, а затим их кодирајте помоћу датотеке с описима. 1. Отворите Екпресс
  • успостављање новог посла: Оутлоок Екпресс не види ПДФ

    Оутлоок Екпресс не види ПДФ

    Оперативни систем Виндовс КСП укључује основни клијент е-поште под именом Оутлоок Екпресс. У каснијим верзијама оперативног система Виндовс програм Виндовс Маил заменио је Оутлоок Екпресс. Ако отворите поруку е-поште у програму Оутлоок Екпресс која би требало да има приложени ПДФ, али није видљива, систем унутрашње безбедности програма можда је б
  • успостављање новог посла: Шта су приватни извори за новац за покретање сестринства?

    Шта су приватни извори за новац за покретање сестринства?

    Због старења становништва, повећања могућности за медицинске третмане, проширења технологија и дужег животног века, људи сада добијају више медицинске помоћи него икада раније. Као резултат тога, квалификоване услуге медицинских сестара су се повећале. Један од начина да се искористи повећана потражња за сестринским вјештин
  • успостављање новог посла: Ствари које треба да урадите да бисте покренули пословање

    Ствари које треба да урадите да бисте покренули пословање

    Поред специфичних задатака које ћете морати да завршите да бисте покренули одређени посао, морате да пратите опште процедуре за покретање било ког посла. Креирање менија за ресторан или одабир инвентара за малопродајни објекат примери су специфичних задатака, док су обезбеђивање дозвола и лиценци и креирање буџета примери општих задатака. Побрините се да ваш специфични сан није одбачен због недостатка генералног планирања. Упознајте се са рачуновођом Рачуновођа ће вам помоћи да поставите исправне финансијске процедуре за вођење вашег посла, укључујући и саветовање о било каквим лиценцама, дозво
  • успостављање новог посла: Како отворити АВГ кориснички интерфејс

    Како отворити АВГ кориснички интерфејс

    Ако на рачунару имате инсталиран АВГ антивирусни софтвер, можете бити сигурни да је рачунар заштићен све док програм ажурирате и редовно извршавате скенирање. АВГ кориснички интерфејс је систем менија који користите за ручно ажурирање АВГ софтвера, извршавање или планирање скенирања, преглед ваше историје и приступ свим безбедносним алатима обезбеђеним у АВГ-у. Кориснички интерфејс се може отворити на два начина: можете му приступити из Виндовс Старт менија или из Виндовс траке задатака. Из Старт менија 1. Кликните на дугме "Старт" на Виндовс радној површини. 2. У поље за претрагу отк
  • успостављање новог посла: Како Некус С функционише као Ви-Фи приступна тачка?

    Како Некус С функционише као Ви-Фи приступна тачка?

    Самсунг Некус С Андроид паметни телефон не само да подржава Ви-Фи б, г и н везе за себе, већ може и да укључи радио и служи као бежична мрежна приступна тачка за друге уређаје. Када служи као приступна тачка, Некус С користи 3Г или, за Спринт моделе, 4Г мобилну интернет везу да би омогућио пренос података на рачу
  • успостављање новог посла: Како уклонити Фацебоок Тоолбар са дна

    Како уклонити Фацебоок Тоолбар са дна

    Трака са алаткама на Фацебооку која се налази на дну вашег Веб претраживача служи као сметња када покушавате да пређете на посао. Ако вас таква трака са алаткама спречава у раду, уклањање је сигуран начин да се проблем отклони. Процес уклањања разликује се у зависности од веб прегледача који користите. Трака са алаткама такође може бити инсталирана на самом рачунару, где се аутоматски повезује са вашим прегле
  • успостављање новог посла: Како циљати Фацебоок огласе

    Како циљати Фацебоок огласе

    Оглашавање на Фацебоок-у вам омогућава да промовишете ваш сајт, производ, догађај или услугу милионима Фацебоок корисника. Када креирате оглас на Фацебоок-у, сајт за друштвене мреже приказује оглас на страницама корисничког профила, почетним страницама и Фацебоок групама и страницама. Једна од значајних карактеристика оглашавања на Фацебоок-у је могућност циљања огласа на одређену групу корисника. На пример, оглас можете приказати само корисницима у одређеним добним групама или на одређеним локацијама тако што ћете уре